Highlight
- เพราะ COVID-19 มันยาก เราควรหาอะไรมาช่วยจัดการงานดีมั้ย?
- 23 เครื่องมือออนไลน์ ช่วยจัดการงานรอบด้านให้ชิวสุด
- ฟรีแลนซ์ งาดรัดตัวแบบนี้ ก็ Work Flow กันได้ง่าย ๆ ด้วยเครื่องมือทั้งหมดนี่!
อย่างที่รู้กันดีว่า ช่วงวิกฤติ COVID-19 ที่ผ่านมานี้ ทำให้เศรษฐกิจทรุดหนักในแทบทุกด้าน แต่กลับกลายเป็นว่าเกิดการผลักดันรูปแบบ ออนไลน์ ขึ้นมาทางอ้อม ไม่ว่าจะเป็นการขายสินค้าแบบออนไลน์ หรือธุรกิจการบริการอย่างเช่น การขนส่ง , การโทรวิดีโอคอลออนไลน์ในหลายแอปพลิเคชัน และยังมีอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งเราเข้าใจดีว่า ช่วงที่เหล่า ฟรีแลนซ์ งานรัดตัวแบบปล่อยไปไม่ได้ในช่วงวิกฤติแบบนี้ อาจไม่สามารถรับมือกับสิ่งที่ถาโถมเข้าหาแบบเบิ้ม ๆ ได้ไหว วันนี้เราจึงอยากแนะนำรวมมิตรเครื่องมือออนไลน์ ที่ช่วยคุณจัดการทุกอย่างได้อย่างอยู่หมัด!
1.ระบบรับโทรศัพท์ที่ออฟฟิศ ช่วง Work From Home
อันนี้เจ๋งมาก ต่อให้เราเป็น ฟรีแลนซ์ งานรัดตัว จนไม่ว่าจะรับโทรศัพท์เองก็สามารถใช้งานได้อย่างคุ้มค่า ในช่วงที่ลูกค้าโทรจิก ทำงานได้แบบราบรื่น ไร้กังวลจากการขาดตกบกพร่องเรื่องการติดต่อ ผ่านเครื่องมือเหล่านี้
- Office 24 เป็นบริการรับโทรศัพท์แทนคุณได้ตลอด 24 ชั่วโมง มีให้บริการหลายภาษา พร้อมเลือกได้หลายฟังก์ชัน ส่งต่อผู้จัดการ ส่งต่อฝ่ายขาย หรือให้สรุปบันทึกเป็นอีเมลแล้วส่งกลับมาก็ได้ มีราคาตั้งแต่ 699 – 2,699 บาท
- iConnect PBX หากคุณคือ ฟรีแลนซ์ งาดรัดตัว ของจริง ที่ทำงานกันเป็นกลุ่ม เครื่องมือนี้จัดการได้ง่าย ๆ เพราะเขาจะทำหน้าที่รับสายแทนโทรศัพท์กลาง เพื่อส่งต่อสายจากลูกค้าไปยังปลายทางที่ต้องการได้แบบง่ายดาย แถมเครื่องมือนี้เป็นผลงานคนไทยด้วยนะ
2.นัดประชุมแบบออนไลน์
การนัดประชุมแบบออนไลน์เรียกได้ว่าฮิตแบบระเบิดเถิดเทิง ในช่วง COVID-19 แบบนี้ แต่สำหรับ ฟรีแลนซ์ งานรัดตัวอยู่แล้วสามารถหยิบยกไปใช้งานได้บง่ายกว่าอีก เนื่องจากเราอาจมีลูกค้าจากต่างจังหวัดที่อยากประชุมเห็นหน้ากันก็มี ให้คุณได้พร้อมลุยง่าย ๆ ด้วยเครื่องมือดังนี้
- Line Group Call เป็นเครื่องมือในการวิดีโอคอลที่ฟรี ใช้งานง่าย แต่มีฟังก์ชันการประชุมเสริมให้นะ
- Google Meet เครื่องมือฟรี แชร์หน้าจอให้เหมือนการประชุมจริงได้
- Zoom คุณภาพดี ใช้งานง่าย แชร์หน้าจอได้ มีระบบปิดเปิดกล้องและไมค์ได้ง่าย ๆ แต่ตัวฟรีใช้ได้ครั้งละ 40 นาที อยากประชุมต่อต้องสร้างห้องใหม่
- Cisco WebEx ประชุมพร้อมกันได้สูงสุด 100 คน(อาจใช้ไม่ถึงอยู่แล้วเนอะ) แชร์หน้าจอได้จากหลายอุปกรณ์ รองรับระบบโทรศัพท์แทนอินเทอร์เน็ต เสถียรกว่าแน่นอนแบบนี้ บันทึกการประชุมได้ มีทั้งใช้ฟรี และเสียเงิน
- Discord ใช้งานฟรี มีฟังก์ชันการปรับเรื่องภาพและเสียงได้ แต่ใช้งานค่อนข้างยาก
3.บริหารการขายแบบชิว ๆ
สำหรับ ฟรีแลนซ์ งานรัดตัว ทุกคนอาจไม่ได้มีการประชุมงานกันสักเท่าไหร่นัก โดยเฉพาะการทำเป็นกลุ่ม หรือเป็นทีมงาน แล้วแบบนี้จะจัดแจงการขายลูกค้ายังไง ลองมาเลือกเครื่องมือไปช่วยงานดูดีไหมละ?
- Wisible เชื่อมต่อได้ทั้ง Line OA , Facebook Page และ Website เห็นภาพรวมการขายงานแบบเรียลไทม์ชัดเจน ช่วยให้ติดตามการแจ้งเตือนต่าง ๆ ได้ดีเยี่ยม เช่น การชำระเงิน การเชื่อมต่อโปรแกรมบัญชีชั้นนำ และการเก็บลีดจากช่องทางออนไลน์แบบอัตโนมัติ
- Zoho CRM ฟีเจอร์ครบเครื่องตั้งงานขาย บริหาร การตลาด การเงิน บัญชี การจัดการทรัพยากรบุคคล ค่ารายเดือนไม่แพง แต่ระบบค่อนข้างซับซ้อน และภาษาใช้งานยากแบบแปลก ๆ (อาจเพราะพัฒนาจากคนอินเดีย ทำให้บริบทภาษาไม่เหมือนกัน)
- Salesforce มีฟีเจอร์ครบครันเหมือนรายการก่อน แต่มีประสิทธิภาพกว่า ใช้งานง่ายกว่า มีความน่าเชื่อถืออย่างมาก แต่แลกมาด้วยราคาแพงลิบลิ่ว และฟีเจอร์อาจเยอะเกินจนเรางงได้
4.การเก็บลีดผ่านช่องทางออนไลน์
ในหัวข้อนี้จะแยกออกเป็น 2 รายการ คือ Social Media Chat Bot กับ Email Marketing เบื่อไหมเวลาที่เรารอรับงานจากลูกค้า แต่เขาดันทักมาดึก เหล่า ฟรีแลนซ์ งานรัดตัว โหมงานตอนเช้าจนสลบสไลในยามค่ำคืน หรือบางคน ลุยงานตอนดึกอย่างบ้าคลั่ง แล้วไปหลับตอนเช้า กว่าจะตื่นมาตอบ มาแจ้งรายละเอียด ลูกค้าก็ได้จ้างฟรีแลนซ์คนอื่นแล้วเรียบร้อย แบบนี้มันน่าเจ็บใจเสียจริง แต่ใช้งานเครื่องมือ 2 ประเภทนี้ช่วยได้นะ
- AIYA แชทบอทสัญชาติไทย เข้าใจคนไทยได้ดีที่สู๊ด ตอบคำถามได้รายละเอียดครบถ้วน แบบยอดเยี่ยม เชื่อมต่อได้ทั้ง Facebook และ Line พร้อมตอบแชทได้ในหน้าเดียวกัน ไม่ต้องสลับไปมา มีตัววัด Conversation Rate สอนบอทได้ พร้อมระบบ Learning ในการประมวลผลแปลภาษาไทยได้ดี
- Taxi Mail ระบบส่งออกที่เร็วที่สุดในไทยถึง 40 ล้านเมลต่อชั่วโมง วัดค่าสแปมเมลได้ กำหนดกลุ่มเป้าหมาย และวิเคราะห์ผลตอบรับได้ สามารถตรวจสอบได้แบบเรียลไทม์ มีฐานลูกค้าที่น่าเชื่อถือ
5.ฟรีแลนซ์ก็ทำบัญชีได้ทุกที่เหมือนกัน
ด้วยเงื่อนไของการเป็น ฟรีแลนซ์ งานรัดตัว แต่ก็อยากจัดการบัญชี คำนวณภาษี หรือเอกสารต่าง ๆ แบบง่าย ๆ ด้วยตัวเองเหมือนกัน เราจัดให้ เครื่องมือวิเศษพร้อมช่วยแบ่งเบาภาระมาแล้ว
- Peak Account บริหารบัญชีได้ทุกอุปกรณ์ บริการบัญชี ภาษี ปิดงบ ครบวงจร จากพันธมิตรสำนักงานบัญชี และนักบัญชีอิสระมืออาชีพ ใช้งานฟรี หรือแบบมีค่าใช้จ่าย
6.เซ็นเอกสารต่าง ๆ ได้ทุกสถานที่
ไม่ต้องไปหาลูกค้าถึงออฟฟิศ ก็สามารถเซ็นเอกสารได้แบบง่าย ๆ ให้เรากลับมาเป็น ฟรีแลนซ์ งานรัดตัว แบบไม่มีอะไรมาขวางกั้นได้ตลอดเวลา!
- Adobe Sign ใส่ตราประทับลายน้ำได้ มีระบบยืนยันความถูกต้องของข้อมูล ส่งให้คู่สัญญา หรือคนอื่นลงนามได้ด้วยการส่งอีเมล แถมยุคนี้คนใช้ Adobe Acrobat เพียบ
- Creden บริษัทไทย ทำให้ใช้งานได้ดีในแบบไทย ๆ เอกสารผ่านเครื่องมือนี้ ใช้รองรับทางกฎหมายได้ ถูกจัดเก็บบน Blockchain มีการป้องกันอย่างแน่นหนา มีระบบยืนยันตัวตนแบบละเอียด
7.บริหารงานอยู่บ้านสไตล์ Work From Home
ปกติแล้ว ฟรีแลนซ์ งาดรัดตัว ทุกคนอาจจะจัดการบริหารงานอยู่บ้านกันเป็นปกติ แต่ด้วยความที่ว่าเราเข้าไปคุยงานกับลูกค้าไม่ได้ ไม่มีการสรุปงานแบบเป็นเอกสาร หรือเป็นรูปธรรม ก็สามารถสร้างขึ้นมาเองได้ ด้วยเครื่องมือเหล่านี้!
- Trello จัดสรรแบ่งงานเพื่อนในทีมฟรีแลนซ์ของคุณได้ง่าย ๆ จัดวางเรียบง่าย ใช้เรียลไทม์พร้อมกันได้หลายคน สั่งงานมอบหมายงานได้ชัดเจน มีปฏิทินให้ใช้แบบสะดวกสบายสุด ๆ
- Taskword จัดการงานออนไลน์แบบ Cloud-based มีระบบแชทภายใน สร้างโปรเจกต์ จัดการทาส์กไปได้พร้อมกันแบบเรียลไทม์ เห็นภาพรวมพร้อมติดตามงานได้ครบถ้วนทุกคน
8.ทำฟรีแลนซ์แบบนี้ต้องมีเรื่องแชร์ไฟล์เข้ามาเกี่ยวด้วย
อยากส่งงานลูกค้า หรือทำพอร์ตเพื่อให้พร้อมรับงานในอนาคต จะได้สมกับที่เป็น ฟรีแลนซ์ งานรัดตัว กันแบบต่อเนื่อง
- Google Drive ใช้งานได้ฟรี 15 gb ฝากไฟล์ได้ทุกแบบ ปรับการแชร์ได้เอง ใช้งานง่ายมาก
- Google Doc , Sheet , Slide โปรแกรมออนไลน์สไตล์ Microsoft Word , Excel , Power Point แบบออนไลน์ตามลำดับ
9.สื่อสารฉับไว ตอบไวเหมือนนั่งอยู่ข้าง ๆ กัน
การสื่อสารช่วง COVID-19 ต้องเป็นการพูดคุยแบบทางไกลเท่านั้น เพื่อการเว้นระยะห่างทางสังคม ใครเป็น ฟรีแลนซ์ งานรัดตัว อยู่แล้วก็เอาไปปรับใช้ได้ จะได้ตอบลูกค้าแบบเร็วทันใจ บรีฟปุ้ปตอบปั้ป เสร็จปุ้ปส่งปั้ป ถูกใจลูกค้าทุกราย
- Line ใช้ฟรี ใช้งานง่าย ทุกคนใช้งานเป็นอยู่แล้ว มีฟังก์ชันหลายอย่างให้ใช้งาน
- Slack เชื่อมต่อเครื่องมือได้หลากหลาย แบ่งห้องได้ละเอียดมากขึ้น ไม่บีบอัดไฟล์ภาพ แถมเก็บไว้ได้นานไม่มีหาย ราคาเริ่มต้นที่ 200 บาท
- Microsoft Team มี Office App พร้อมใช้งาน วิดีโอคอลได้ด้วย Skype เข้าไปแก้งานไฟล์เดียวกันได้ เชื่อมต่อได้หลายแอป แต่ UX/UI แอบงง ๆ อยู่ แถมการใช้งานก็ยังซับซ้อนอยู่เช่นกัน
- Workplace By Facebook เครื่องมือคุยกันในทีม แบบแยกออกจาก Facebook ส่วนตัว ใช้งานง่ายมีทั้ง Feed ที่ใส่ Poll Post Comment ได้ปกติ Tag คนได้ด้วย เสียอย่างเดียวคือ ไม่มีเมล ไม่มี Office Tools อะไรเลย
ทีนี้ก็จบกันไปแล้วกับการรีวิวเครื่องมือออนไลน์ชุดใหญ่ ที่จะเข้ามาช่วยจัดการชีวิตอันแสนยุ่งยากของเหล่า ฟรีแลนซ์ งานรัดตัว ให้ได้มีเวลาพักหายใจมากขึ้น หรือควบคุมทุกอย่างให้อยู่หมัด!!
